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Dokumente formatieren
Die tägliche Erfahrung zeigt: Manuskripte werden standardformatiert. Das Word-Standardformat ist das am häufigsten genutzte Format in Manuskripten – oft genug auch das einzige. Dabei sehen die Absätze aber nicht gleich aus, im Gegenteil, der Standardabsatz enthält nicht nur die verschiedensten Auszeichnungen, sondern auch die unterschiedlichsten inhaltlichen Aussagen.
Die Aufgabe
Wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist, das Manuskript also bereits die Standardformatierung hat, dann hilft in der Regel alles nichts, das Dokument muss neu formatiert werden. Manchmal kann man dabei darauf zurückgreifen, dass die gleichen Überschriften auch mit der gleichen Formatierung versehen wurden, oft genug haben sich aber auch dabei bereits Fehler eingeschlichen.
Die Umsetzung
Es gilt, die inhaltliche Wertigkeit der Absätze mit den Formaten zu spiegeln, die ihnen zugewiesen werden. Bei den Überschriften sollten dies die wordeigenen Überschriftenformate sein, damit dann auch die Navigationsleiste in Word zur schnellen Orientierung genutzt, ein Inhaltsverzeichnis automatisch erstellt und auf die Kapitelstruktur bei der Nummererung von Absätzen zurückgegriffen werden kann. Alles, was nicht Standardtext ist, benötigt dann eigene Absatzformate. So entsteht nach und nach ein strukturiertes Dokument, in dem Kennzeichnungen wie »Kastenanfang« und »Kastenende« oder »U1« bis »U6« überflüssig sind. Ganz nebenbei lässt sich abschließend auch eine Liste der verwendeten Formate erstellen.
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